Solutions digitales pour les métiers : Stratégies d’adaptation suite à la pandémie

En pleine crise sanitaire du COVID-19, beaucoup d’entreprises sont contraintes de demander à leurs employés de travailler à distance.

Cela pourrait ainsi être l’occasion idéale de ne pas reproduire les mêmes erreurs qu’au bureau, en créant un nouvel environnement numérique de télétravail plus engageant et participatif qu’auparavant. Mais qu’implique-t-elle réellement ? Et comment s’y prendre pour améliorer son efficacité et sa productivité en période de télétravail ?

Car, si le télétravail devient aujourd’hui une nécessité , beaucoup d’organisations ne sont toujours pas suffisamment engagées dans les tendances en matière de productivité et de collaboration numériques.

Télétravail : de l’accès numérique à distance à la collaboration

La connexion à internet. Pour un travail à distance fructueux, il est indispensable de s’assurer que tous ses employés aient un accès numérique à distance. Si l’on veut continuer à faire fonctionner son entreprise, il pourrait être bon d’investir pour certains travailleurs dans des points d’accès mobiles et d’extension de son réseau informatique d’entreprise du LAN vers le WAN).

Quels support IT conviennent au télétravail ? Un smartphone, un ordinateur, une tablette ou tout matériel permettant d’accéder à Internet. En fait, tout dépend des besoins spécifiques de l’entreprise et des accessoires qu’elle recommande (une webcam pour les conférences web, un casque avec micro pour les conférences téléphoniques, etc.). Quant aux appareils numériques, il convient à l’entreprise de recommander à leurs collaborateurs de ne pas utiliser leur propre appareil (bien que moins coûteuse et plus rapide à déployer, cette solution comprend un risque de sécurité plus important), l’entreprise se charge de fournir les appareils nécessaires en les achetant ou louant.

Un VPN pour un accès sécurisé à distance aux données de l’entreprise et aux services en ligne. Les employés en télétravail devront pouvoir synchroniser leurs fichiers et leurs données, peu importe la taille, pour rester productifs. Ainsi, il faudra leur donner accès, par le biais d’un réseau privé virtuel (VPN), aux ressources informatiques de l’organisation, et ce, en toute sécurité. Facile d’accès, fiable, disponible sur PC comme sur appareil mobile, le VPN est la base principale pour un accès Internet sécurisé autant pour le travailleur à distance que le service. Néanmoins, si le VPN nous effraie, d’autres alternatives existent pour fournir un accès à distance, comme des bureaux distants sécurisés.

La collaboration à distance à travers les applications. En moyenne, une organisation de 100 000 collaborateurs possède entre 1 500 et 3 000 applications dans tous les domaines de l’entreprise et une organisation de 100 personnes dispose d’au moins 100 à 200 applications, dont beaucoup devront être utilisées pour le travail à distance. Quant aux données, des solutions de mode cloud pourront être envisagées puisqu’elles fonctionnent avec la plupart des navigateurs courants et permettent de Consentir à des solutions de dématérialisation des flux documentaires permettent de maintenir une activité professionnelle tout en travaillant à distance. On peut citer des solutions de « gestion électronique du courrier » et aussi des solutions de « parapheurs électronique » qui permettent la mise en œuvre digitalisée de processus de traitement métiers( Processus Supports, Processus bancaires ,Processus métiers spécifiques ,Processus accord de sponsoring et de mécénat, Processus achats et gestion de stock ,Processus RH ) incluant des cycles d’approbation et même de signature électronique.

Quid des communications numériques ? Le télétravail repose en grande partie sur elles, et notamment sur les outils modernes de collaboration entre les travailleurs, comme le chat d’équipe, les réseaux sociaux d’entreprise ou encore les solutions de communication unifiée et messagerie instantanée, sans oublier tous les outils de base que constituent le courrier électronique, le téléphone et les outils de téléconférence. Ces communications numériques rendront la collaboration plus agréable et vivante. Par exemple, Sococo propose un lieu de travail en ligne pour discuter, s’exprimer par la voix et la vidéo tout en offrant un bureau virtuel superposé. Ainsi, même en ligne, il devient possible de se rendre visite dans des bureaux virtuels dédiés ou dans des salles de réunion communes.

En bref, quels sont les ingrédients du succès ? Il s’agit de disposer d’une politique de travail à distance clairement articulée, d’un programme de communication, d‘un budget, d’une formation et d’un soutien pour garantir un accès suffisant à internet.

Télétravail : Communiquer et cultiver une culture du travail à distance

Nous l’avons vu, la communication est primordiale, et surtout lorsque l’on travaille à distance. Grâce à la méthode Working Out Loud, il devient plus plaisant de travailler de chez soi, puisque l’on a la possibilité de raconter son travail par l’intermédiaire d’outils numériques, de se soutenir mutuellement, de rester en contact et d’ainsi collaborer ensemble. Cependant, pour une plus grande efficacité, il faut veiller à sélectionner le bon mode de collaboration et préférer un réseau social d’entreprise ou un outil de coordination du travail au courrier électronique qui reste le pire outil de collaboration comme des meeting en ligne « réunion virtuelle » qui permettent d’entretenir le contact entre les différents collaborateurs.

Participation ouverte et inclusion. Les processus numériques et les activités commerciales de la dernière génération d’outils numériques répondent aux enjeux actuels et promettent davantage d’inclusion en permettant à tout le monde de participer et de se sentir bien. Chacun avance à son rythme et doit pouvoir trouver sa place. Les partisans du télétravail pourront ainsi préparer le terrain et aider les nouveaux venus à s’adapter à ce changement brusque, en montrant par exemple différents types de nouveaux modes de travail, tels que la collaboration de masse ou l’auto-organisation autour des problèmes. Et pourquoi pas créer une communauté de travail à distance ou un groupe d’innovation numérique à l’intérieur d’une des plateformes de collaboration de l’organisation ?

S’adapter et imaginer de nouvelles méthodes de travail. Nous devons tous continuer à vivre malgré ces grands changements et cette période anxiogène. Quand des startups travaillent au développement de technologies pour combattre le virus, d’autres songent à des solutions virtuelles innovantes. Ainsi, par exemple, les journées portes ouvertes de l’immobilier se sont transformées en visites virtuelles à New York, avec même des visites disponibles en 3D. La technologie n’a pas fini de nous étonner.

Cette période particulière de confinement aura été une épreuve dont il faudra tirer des enseignements. A l’avenir, il sera nécessaire de former dès le recrutement le personnel aux méthodes et outils du télétravail, pour éviter que la productivité soit impactée.

De plus, il sera primordial de revoir l’offre de service des solutions d’hébergement cloud, en engageant par exemple un acteur technico-juridique dans l’équipe projet au même titre qu’un PMO.

Solutions digitales pour les métiers : Quel avenir ?

L’avenir implique donc : 

• Plus d’économies
• Une réactivité renforcée,
• Des salariés responsables et productifs
• Des écosystèmes informatiques facilitant les déploiement d’organisations plus éco-responsables

Remerciements :
Un grand merci aux professionnels qui nous ont apporté leur expérience et leur point de vue, ainsi que leur temps précieux :

• Soumaila Gory – Directeur adjoint DSI à l’Institut Pasteur : https://www.linkedin.com/in/soumaila-gory-27772643/ 

• Cyril Rebreyend – DSI chez MATHON : https://www.linkedin.com/in/cyril-rebreyend-0b6ab020/

• Joezer Lebrun – DSI & Directeur Digital et Innovation chez UCAR : https://www.linkedin.com/in/joezer-lebrun-392763a6/

• Frédéric Crépin – Responsable des études chez Maisons et Cités : https://www.linkedin.com/in/fredericcrepin/

• Philippe Alegre : Chef de service Infrastructure et Datacenter chez Business France : https://www.linkedin.com/in/philippealegre/ 

• Jean-Philippe Schoettel – DSI de SEWOSY : https://www.linkedin.com/in/jean-philippe-schoettel-41a972104/
  Sacha Lukic –  DSI Groupe du Apave : https://www.linkedin.com/in/sacha-lukic-5a405012/

• Yohan Glon – DSI de PRAXEA Diagnostics : https://www.linkedin.com/in/yohan-glon-268669129/

• Gilles Despature – DSI de MIKIT Groupe: https://www.linkedin.com/in/gdespature/

• Adeline Lhomme – Responsable du service développement des ressources humaines et des compétences de Bordeaux Métropole : https://www.linkedin.com/in/adelinelhomme/

• Blanche Blanchard – Chargée de projet DSI de Business France : https://www.linkedin.com/in/blanchardblanche/

• André Jeannerot – Président de Medinsoft : https://www.linkedin.com/in/andré-jeannerot-88b55611/

• Jean-Nicolas Ludes – DSI de ROSSMANN : https://www.linkedin.com/in/jean-nicolas-ludes-ba667342/

• Nicolas Lautier – Chef de projet Infrastructures DSI à la Direction interministérielle du numérique : https://www.linkedin.com/in/nicolas-lautier-4307761a/